Тайм менеджмиент для управителів ОСББ

Кожен менеджер, а особливо Голова ОСББ не раз замислювався, яким же чином можна підвищити ефективність використання свого часу. Як же можна навчитись керувати часом, якщо час – це поняття неосяжне? 

По-перше, визначте години прийму для співвласників будинку.

По-друге, повідомте мешканців про ці години.

Одразу підкажимо: використовуйте сучасні електронні методи, онлайн програми. Їх опис дамо в окремій статті.

Тайм-менеджмент – це система ефективного розподілу часу для виконання поставлених перед собою цілей та задач. Є припущення, що нестача часу для роботи залежить певною мірою від особливостей національного характеру. Так, наприклад, менеджери США, Німеччини, Англії: систематично планують майбутнє; одну справу роблять в один час; працюють у фіксований час; пунктуальні; підчиняються графіку роботи; розбивають проекти на етапи; строго притримуються планів.

Менеджери східних народів: реагують на ситуацію; підлаштовуються під графік партнера; розглядають всі можливості; вносять деякі легкі корективи; не приймають швидких рішень, їм треба подумати.

Українські менеджери: планують тільки в загальному; роблять кілька справ одночасно; працюють в будь-який час; не пунктуальні; непердбачуваний графік; дозволяють проектам накладатись один на другий; міняють плани.

Існує декілька прийомів тайм-менеджменту для того, щоб оптимізувати свій час.

Метод перший – це «АБВ аналіз»  згідно з яким, А-задачі – це найважливіші, для їх виконання необхідно всього 10% часу, але значимість А-задач оцінюється в 70%. Б-задачі – це задачі середньої важкості, вони складають приблизно 20% по затратам часу і 20% по значимості. А В-задачі займають приблизно 70% часу, але вносять вклад в розмірі всього 10%.

Метод другий – метод поєднання критеріїв «важливості та терміновості».Усі справи можна поділити таким чином:

·        А – важливі й термінові;

·        В – важливі й не термінові;

·        С – не важливі й термінові;

·        D – не важливі й не термінові;

          Прийом третій – вміння виконувати не приємні справи.

Прийом четвертий – корегування спілкування з оточуючими.

Прийом п’ятий – вміння поєднувати роботу та відпочинок.

Також ви можете розпланувати свій робочий день за допомогою щоденника.

Алгоритм щоденного планування:

1.       Відмітьте «жорсткі» зустрічі, для яких вже відомий точний час. Плануючи зустрічі, закладайте резерви на непередбачувані обставини.

2.       Складіть список «гнучких» задач, тобто таких які не мають жорсткого часу виконання.

3. Виділіть яскравим кольором ті задачі, які необхідно виконати в першу чергу. А саме: значимі для виконання інших задач, неприємні, давно відкладені.

4. «Забюджетуйте» час на великі «гнучкі» задачі. Або підпишіть до них кількість часу на виконання, або відмітьте його на графіку дня. Пам’ятайте: планувати і бюджетувати більше 60-70% робочого дня – нереально.

5.    Протягом дня охайно викреслюйте зроблене. Не виконане помічайте значком до переносу на наступний день.

Звіряйтесь з планом напротязі дня і корегуйте його якщо змінились обставини. План – не «закон». План – інструмент орієнтації. План – інструмент досягнення результатів.

http://www.rusnauka.com/15_APSN_2010/Economics/67872.doc.htm

Comments